LA TERCERA,

USTED S.A.

Consejos para poner fin a los encuentros eternos

Esas interminables reuniones de trabajo

Domingo 26 de junio de 2004

Alejandro Becker

Con la vista perdida en un papel en blanco esperando el turno para exponer sus ideas, dibujando garabatos, letras o bigotes. Buscando de reojo el reloj de un compañero o imaginando la carta de su restaurante favorito, las peroratas de los participantes siguen de una a una, mientras lo único que usted quiere es que todo acabe pronto, de una vez. Expertos laborales enseñan a convertir ese deseo en realidad.

Es como una definición a penales. Existen reuniones de trabajo que uno nunca sabe cómo y cuándo terminarán, aunque se hayan preparado durante los días u horas previos a la junta.Mientras el evento se alarga hay quienes ceden ante la presión de hablar en público fallando en su exposición; otros tienen rituales cabalísticos como morder un lápiz, alejarse de la mesa al momento de hablar o empezar su planteamientos con ciertas muletillas. Incluso hay quienes optan por el silencio y el tranquilo anonimato con la secreta ilusión de terminar rápidamente con el cacho.Sin embargo, una reunión de trabajo es una inversión de capital humano, energía y tiempo para conseguir un objetivo específico, y como dictan las reglas del sistema, hay que ser un tanto egoísta con estos recursos para maximizar sus beneficios.En las reuniones hay dos tipos de actores: organizadores y participantes. Ambos deben cumplir funciones antes, durante y después de las juntas. Los organizadores deben aclarar los contenidos previos a la reunión y asegurarse de que todos los participantes entiendan el objetivo. "Los participantes deben llegar preparados a la reunión, al menos informados sobre el tema a tratar. Durante la junta, la regla de oro para ellos es procurar en todo momento ser un aporte y evitar constituirse en meros escuchas. Posteriormente deben realizar lo que se les ha encomendado", aclara Alvaro Larraín, director de Dynamisa Consultores.Para el ejecutivo, ambos actores deben enfrentar las reuniones dejando de lado aspectos emocionales que pudieran distraer, tales como largos y bonitos discursos que resulten poco prácticos. Deben, además, comportarse lo más objetivamente posible y ser en todo momento muy profesionales."Las juntas serán más entretenidas y dinámicas si son centradas: no se discuten problemas personales, nadie se va por las ramas y todos participan. El organizador debe dar cabida a todas las opiniones, evitar los monólogos y exigir que los temas sean presentados de forma clara y atractiva", recomienda Larraín.

¿Para qué junta al equipo?

Tener objetivos claros permite acortar el tiempo de las reuniones, evitar bostezos u hojas llenas de garabatos. De acuerdo al director de Dynamisa, Alvaro Larraín, existen tres tipos de encuentros definidos y su correcta aplicación permiten reducir considerablemente los tiempos invertidos.

La más simple es la reunión informativa, que es clara, corta y concreta: el organizador informa al equipo sobre una situación, acepta preguntas y concluye. Se pueden realizar todos los días es muy útil para direccionar el avance de la empresa y aunar los esfuerzos de trabajo.

La reunión de reflexión, trabajo o brainstorm implica descubrir una solución a un problema y encaminar la conclusión en ese sentido. Tienden a ser más largas y agotadoras. Por eso, de acuerdo con expertos, este tipo de reuniones deben producirse, como mucho, una vez a la semana.

 

 

 

Evite que se duerman

A final de cuentas, el responsable por la dinámica de una junta de trabajo es quien oficia de moderador, líder u organizador.Para sacar partido a los errores, el sitio web gestiopolis.com recomienda convertir todos los yerros automáticamente en ideas. Los problemas que eternizan las reuniones de trabajo pueden resolverse. En serio.Indique con precisión la hora y duración prevista de la reunión -no hay peor cosa que conocer la hora de inicio y desconocer la de término- e intente centrar el encuentro en los temas específicos para los que se han reunido. Es fácil caer en la trampa de la dispersión de temas y, al final, acabarán hablado de cualquier cosa, menos de lo que estaba previsto.Su responsabilidad es controlar, dirigir y centrar continuamente la reunión. Emplee el tacto y la educación para conseguirlo. Evite que algún participante monopolice la reunión. Agradezca su participación, pero dé paso a los demás.Sea puntual, tanto en la hora de inicio como en la de finalización. Los asistentes se lo agradecerán. Demuestre que sabe controlar el tiempo y no pretenda que todas las iniciativas surjan en la reunión. Tal vez su único objetivo es preparar el terreno para que en una segunda reunión se realicen los aportes, sugerencias e ideas.Para algunos puede ser difícil dirigir una reunión con 20 personas. Divida y vencerá. Que hayan demasiados participantes o estén mal elegidos afecta a la dinámica de la reunión. Trabaje con grupos reducidos; en la medida de lo posible, entre seis y 10 personas.A manera de recomendación, cualquier intervención en un meeting debería seguir este esquema; introducción, desarrollo y conclusión. Muchos se entretienen demasiado en el desarrollo y no acaban de cerrar o concluir un tema.

 

 

Finalmente está la reunión de decisión, en la que hay que tratar un problema definido previamente. Habrá que considerar los puntos a favor y en contra para luego ejecutar lo que parezca más pertinente. Esta, en ocasiones, puede ser una reunión no planificada formalmente y sirve para responder a los imprevistos que surjan en el camino.